Seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet § 5a SchwarzArbG Bauunternehmen, den Behörden der Zollverwaltung elektronische Einsichtnahme in ihre Unterlagen zu ermöglichen und Daten auf Verlangen in einem maschinell auswertbaren Format zu übermitteln. Was in der Praxis fehlt, ist ein verbindlicher technischer Standard. Der Gesetzgeber hat das Format bewusst offengelassen und verweist auf die Vorgaben der Behörde im Einzelfall. Für Generalunternehmer bedeutet das eine konkrete Frage, die bislang niemand verbindlich beantwortet: Woran orientiert sich ein Nachweis, der im Zweifel vor Gericht Bestand haben muss, wenn es keine Norm gibt, an der man sich festhalten kann?
Warum diese Lücke kein Randthema ist
Die Antwort auf diese Frage hat unmittelbare wirtschaftliche Konsequenzen, die weit über die einzelne Prüfung hinausreichen. Wird bei einem Nachunternehmer ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht festgestellt, kann dies je nach Schwere eine Ordnungswidrigkeit nach § 130 OWiG auslösen. Ab einer Bußgeldschwelle von 2.500 Euro greift die Eintragungspflicht ins Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG, unabhängig davon, ob der Generalunternehmer selbst betroffen war. Eine Abfrage des Wettbewerbsregisters ist wiederum Voraussetzung für die Zuverlässigkeitsprüfung nach §§ 123, 124 GWB bei öffentlichen Vergabeverfahren. Im Ergebnis kann eine lückenhafte Dokumentation in der Nachunternehmerkette zu einem Vergabeausschluss führen, der mit dem eigentlichen Bauvorhaben nichts mehr zu tun hat. Parallel dazu haftet der Generalunternehmer nach § 14 AEntG als Bürge für Mindestlohnansprüche in der gesamten Auftragskette. Die Dokumentationspflicht ist damit kein Verwaltungsdetail, sondern der erste Baustein einer Kaskade, die bis zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen reichen kann.
"Diese Kaskade haben wir gemeinsam mit RA Till Hardeweg, Bronhofer & Partner, München, in einer separaten Publikation im Detail aufgearbeitet", erklärt Alexander Hoppenrath, Head of Commercial bei ISHAP und Co-Autor der Fachpublikation.
Die GoBD als tragfähiger Orientierungsrahmen
Da eine eigenständige technische Spezifikation für § 5a fehlt, liegt es nahe, sich an einem Regelwerk zu orientieren, das für einen strukturell vergleichbaren Fall bereits seit Jahren gilt: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Die GoBD wurden für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen entwickelt und verlangen im Kern Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit der übermittelten Daten. Das ist exakt die Zielsetzung, die auch § 5a SchwarzArbG mit der Formulierung „maschinell auswertbares Format" verfolgt, nur ohne eigene Ausgestaltung.
Wichtig für die rechtliche Einordnung: Die GoBD gelten formal für steuerlich relevante Aufzeichnungen gegenüber der Finanzverwaltung und sind auf die Fernprüfung nach § 5a SchwarzArbG nicht unmittelbar anwendbar. RA Till Hardeweg, Bronhofer & Partner, München, ordnet die technischen und organisatorischen Anforderungen des § 5a in seiner rechtlichen Bewertung dennoch ausdrücklich in Parallele zu den GoBD-Grundsätzen ein: Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit der gespeicherten Daten bilden danach den Mindeststandard. Solange die Zollverwaltung keinen eigenen technischen Standard veröffentlicht, ist dies der derzeit einzige bereits erprobte Prüfungsmaßstab, an dem sich eine belastbare technische Umsetzung ausrichten kann. Wer seine Dokumentation an diesen Grundsätzen ausrichtet, bewegt sich auf vertrautem regulatorischem Terrain, statt auf eine Interpretation zu bauen, die im Prüfungsfall erst zur Diskussion steht.
Was das technisch bedeutet
Die Übertragung dieser Grundsätze auf die Praxis der Baustellendokumentation heißt konkret: Der Zugriff auf Personal- und Nachunternehmerdaten darf nicht über offene, unkontrollierte Kanäle erfolgen, sondern muss über einen abgesicherten, nachvollziehbaren Übertragungsweg laufen. Wir setzen dafür ein Verfahren ein, das den Zugriff ausschließlich über vorab hinterlegte, verifizierte E-Mail-Adressen zulässt und die Übermittlung durchgehend verschlüsselt. Jeder Zugriff ist damit einem autorisierten Empfänger eindeutig zuordenbar und lückenlos protokolliert, was den GoBD-Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit entspricht, ohne dass eine eigene Prüfschnittstelle der Behörde vorausgesetzt wird.
Nach unserem Kenntnisstand ist uns derzeit keine andere am deutschen Markt verfügbare Lösung für die Baustellen-Compliance-Dokumentation bekannt, die ein vergleichbares, verschlüsseltes und zugriffskontrolliertes Übermittlungsverfahren in dieser Form bereits heute abbildet.
Fazit für die Praxis
Solange kein verbindlicher technischer Standard für § 5a SchwarzArbG existiert, tragen Generalunternehmer das Risiko einer eigenen, im Zweifel angreifbaren Auslegung. Die Anlehnung an die GoBD-Grundsätze ist keine Pflicht, aber der derzeit tragfähigste Weg, eine Dokumentation aufzubauen, die einer Prüfung standhält und die Kaskade von § 130 OWiG bis zum möglichen Vergabeausschluss von vornherein entschärft. Wer heute in ein Verfahren investiert, das diesen Maßstab erfüllt, muss morgen nicht nacharbeiten, wenn ein Standard tatsächlich verbindlich wird.
Eine ausführliche rechtliche Einordnung der gesamten Kaskade von § 5a SchwarzArbG über § 130 OWiG und § 6 WRegG bis zu §§ 123, 124 GWB haben wir in einer separaten Publikation aufbereitet, die auf Anfrage zur Verfügung steht.